Catering planen leicht gemacht: Tipps für ein gelungenes Eventcatering

Eine präzise Planung ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung, das gilt auch für das Catering. Es ist wichtig, dass Sie sich frühzeitig Gedanken darüber machen, welche Speisen und Getränke Sie in welcher Form anbieten möchten und wie Sie den Service organisieren. Beginnen Sie damit, Ihre Gästeliste zu betrachten: Wie viele Personen werden erwartet? Gibt es besondere Ernährungsweisen wie vegan oder vegetarisch zu beachten? Müssen Allergien berücksichtigt werden? Diese Fragen helfen bei der ersten Überlegung, welche Art von Catering in Frage kommt und welchen Caterer Sie buchen könnten.

Seien Sie sich bei der Wahl des Caterers über Ihre eigenen Vorlieben und Anforderungen im Klaren. Möchten Sie ein bestimmtes Menü, eine bestimmte Speisenauswahl oder eine spezifische Darreichungsform wie ein Buffet buchen? Oder sind Sie noch unschlüssig und auf der Suche nach Inspiration für Ihr kulinarisches Highlight?

Möchten Sie für Ihr Event ein Catering planen, ist die Menüauswahl ein wichtiger Faktor, um den Gästen ein großartiges kulinarisches Erlebnis zu bieten. Um die Bedürfnisse aller Teilnehmenden zu erfüllen, sollten verschiedene Optionen wie vegetarische, vegane oder glutenfreie Speisen bereitsehen. Bedenken Sie bei der Menüauswahl auch weitere Aspekte wie die Nachhaltigkeit des Caterers, die Verwendung von bio oder regionalen Zutaten, oder Faktoren, die für Sie persönlich bzw. das Event von Bedeutung sind. Auch ist es möglich, das Thema der Veranstaltung in die Speisen und Getränke mit einzubeziehen, zum Beispiel durch traditionelle Speisen und Getränke oder eine thematisch passende Darreichung.

Der Umfang des Speisenangebots sollte Ihrem Event angemessen sein: Je nach Dauer der Veranstaltung benötigen Ihre Gäste eine unterschiedliche Versorgung. Reicht für eine Produktpräsentation, ein PR-Event oder ein Konzert ein Flying Buffet mit Häppchen, sind auf Hochzeiten oder Geburtstagen Buffets oder ganze Menüs besser geeignet. Eine weitere Möglichkeit ist auch, zusätzlich zu einem Buffet ein Cocktail-Catering zu buchen, oder aber ganz auf ein Speisenangebot zu verzichten und beispielsweise nur ein Coffee-Bike mit Barista-Catering zu mieten.

Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Auswahl des richtigen Caterers sind die buchbaren Zusatzleistungen. Je nach Darreichungsform – ob Menü am Tisch, Buffet oder Live-Cooking mit Selbstbedienung – sind verschiedene Serviceleistungen nötig. Hierzu gehören zum Beispiel das entsprechende Personal oder die Bereitstellung von Mobiliar wie Buffettischen, Gedecken oder Geschirr und Gläsern. 

Eine mögliche Darreichungsform ist das klassische Buffet, bei dem sich die Gäste selbst bedienen. Hierfür sind Buffettische nötig, ebenso wie entsprechendes Geschirr für Ihre Gäste. Alternativ kann ein Fingerfood-Service gewählt werden, bei dem kleine Häppchen gereicht werden und die Gäste sich frei bewegen können. Eine andere Möglichkeit für eine formelle Veranstaltung ist ein Servierservice mit Bedienung am Tisch. Dies erzeugt einen eleganten Charakter und sorgt für mehr Ruhe während des Essens.

Wünschen Sie sich, möglichst wenig mit der Planung des Caterings zu tun zu haben, können Sie auf einen Full-Service-Caterer zurückgreifen. Dieser plant in Abstimmung mit Ihnen die Menüauswahl sowie alle weiteren Serviceaspekte. Die Organisation von Personal, Mobiliar, Geschirr, die Anlieferung und Entsorgung wird vom Dienstleister übernommen und Sie können sich auf andere Aspekte der Eventplanung konzentrieren.

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Wenn es um die Bestellung des Cateringservices geht, ist der richtige Zeitpunkt entscheidend. Es ist ratsam, frühzeitig zu planen und den Caterer mindestens einen Monat im Voraus zu buchen, um sicherzustellen, dass Sie die gewünschten Leistungen zu Ihrem geplanten Termin erhalten. Wenn Ihre Veranstaltung jedoch in der Hochsaison stattfindet oder an einem beliebten Datum wie Weihnachten oder Silvester, sollten Sie Ihr Catering früher planen und den Caterer mindestens drei Monate im Voraus buchen. Eine frühzeitige Buchung hat auch den Vorteil, dass Sie Zeit haben, verschiedene Angebote von Caterern zu vergleichen und die beste Option für Ihr Budget auszuwählen. Vergessen Sie nicht, alle Details mit dem Caterer zu besprechen und sicherzustellen, dass alles nach Ihren Bedürfnissen ausgerichtet ist.

Ein wichtiger Aspekt bei der Planung einer Veranstaltung ist das Budget. Deshalb sollten Sie auch beim Planen des Caterings stets das Budget im Auge behalten. Hierfür lohnt es sich, im Vorfeld eine klare Vorstellung zu haben, wie viel Geld für das Catering zur Verfügung steht und welche Leistungen dafür enthalten sein sollen. Eine Möglichkeit zur Kostenkontrolle ist beispielsweise die Wahl eines Buffets anstelle eines Menüs oder die Begrenzung der Getränkeauswahl auf einen bestimmten Umfang. Auch eine rechtzeitige Bestellung des Cateringservices kann dabei helfen, Kosten zu sparen. Es lohnt sich zudem, Angebote von verschiedenen Anbietern zu vergleichen und gegebenenfalls Verhandlungen zu führen.

Besonders einfach geht das Vergleichen von Angeboten auf einer Plattform wie eventcatering.com: Hier können Sie die Caterer nach Ihren Vorstellungen filtern, einfach vergleichen und unverbindlich anfragen.