Konferenz-Catering: So geht Catering fürs Büro (inkl. Caterer-Empfehlungen)

Für jede Business Veranstaltung ist ein gut geplanter und reibungsloser Ablauf wichtig und Konferenzen im größeren Rahmen sind maßgeblich von professionellen Dienstleistern abhängig. Das leibliche Wohl der Teilnehmenden ist für eine produktive und erfolgreiche Konferenz von großer Bedeutung, beeinflusst es doch die Konzentrations- und Leistungsfähigkeit. Mit der Wahl eines professionellen Konferenz-Caterings entscheidest du dich also für viele Vorteile:

Vielfältige und ausreichende Versorgung
Für lange Meetings und Tagungen ist ein abwechslungsreiches Konferenz-Catering wichtig: Nicht nur, um deine Teilnehmenden lange satt zu machen, sondern auch um die Motivation aufrechtzuerhalten.

Getränkeauswahl
Die Getränke, hierzu zählen Kaffee & Tee sowie Wasser, Erfrischungsgetränke und frische Säfte sind essenziell für ein Konferenz-Catering. Besonders wichtig ist hierbei die Darreichung, kalte Getränke sollten stets gekühlt und Heißgetränke nicht nur lauwarm zur Verfügung stehen. Oftmals werden in den Getränken auch kleine Snacks wie Obst oder Gebäck gereicht, welche von den Teilnehmenden schnell und auch im Gehen verspeist werden können.

Unterschiedliche Ansprüche an Speisen
Ein Business-Event mit vielen Teilnehmenden erfordert eine entsprechende Auswahl an Speisen, die verschiedenen Ansprüchen gerecht werden. Die Vielfalt eines Konferenz-Caterings reicht von veganen und vegetarischen Optionen hin zu laktose- und glutenfreie Speisen. Auch Angebote, die halal sind, sollten nach Absprache gereicht werden.

Speisenpräsentation
Bei einem Konferenz-Catering besteht die Herausforderung, alle Teilnehmenden in kurzen Pausen schnell und gleichzeitig zu versorgen, ohne dass Sauberkeit oder Ordnung leiden. Die Bereitstellung ansprechender Speisen in der richtigen Menge und in passenden Portionen erhöht die Attraktivität des Konferenz-Caterings für deine Teilnehmenden – denn niemand möchte an einer langen Schlange vor dem Buffet oder einem leeren Kaffeeautomaten stehen.

Bei der Buchung des Konferenz-Caterings solltest du Finger-Food, Häppchen und kleine Snacks einem gesetzten Menü vorziehen. So haben die Teilnehmenden die Möglichkeit in Bewegung zu bleiben und Gespräche werden nicht durch eine Sitzordnung oder den Tischservice gestört. Außerdem empfehlen wir dir, auf folgende Punkte bei der Buchung deines Konferenz-Caterings zu achten:

• Damit die Teilnehmenden auf der Konferenz keinen Stein im Magen haben, aber niemandem der Magen knurrt, solltest du auf leichte Speisen setzen. Lass dich vom Caterer deiner Wahl beraten, so erkennst du direkt, ob er schon Erfahrung im Konferenz-Catering hat.

• Obwohl das Essen nicht im Mittelpunkt deiner Veranstaltung steht, solltest du auf hochwertiges Geschirr setzen – von einem Pappteller isst niemand gern. Prüfe vorab, ob der Catering-Service einen entsprechenden Verleih anbietet.

• Überprüfe vor der Buchung, ob eine vielfältige Getränkeauswahl in ausreichender Menge bereitgestellt werden kann. Nur ein Kaffeeautomat für 100 Teilnehmende wird erfahrungsgemäß zu wenig sein.

• Besprich mit dem Caterer vorab, welchen Service du dir wünschst. Für Konferenz-Caterings gilt: Es sollte einen aufmerksamen, aber nicht aufdringlichen Service geben, der für Ordnung und Sauberkeit sorgt – auch bei Darreichungsformen mit Selbstbedienung.

• Unterrichte den Caterer über die Diätanforderungen deiner Teilnehmenden und kläre ab, welche verschiedenen Optionen bereitgehalten werden können.

• Beachte unbedingt die Laufzeit der Konferenz: Über welchen Zeitraum müssen die Teilnehmenden versorgt werden? Welche Mahlzeiten sollen angeboten werden?

• Sind dir saisonale oder regionale Zutaten wichtig oder legst du besonderen Wert auf Nachhaltigkeit? Dann wähle einen Caterer aus deiner Region, der diese Ansprüche erfüllt.

• Je nach Größe und Art deines Events kann es zusätzlich zum Konferenz-Catering sinnvoll sein, Tischdekoration und Tischwäsche von deinem Caterer zu mieten. Die meisten Catering-Services bieten entsprechende Leistungen an, sodass du dich um nichts mehr kümmern musst.       

Zu guter Letzt empfehlen wir dir, Kostproben bei deinem Caterer zu bestellen. Nur so kannst du gewährleisten, dass die Speisen für dein Konferenz-Catering deinen Ansprüchen genügen und von hoher Qualität sind.

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